Wpis header background photo
mail-ico

kontakt@lukasztopolinski.com

phone-ico

+48 797 019 312

Przegląd projektu – od przykrego obowiązku do zysku na projekcie.

sierpień 28 2019

Jeżeli nie możesz przed czymś uciec, zmierz się z tym.

No i stało się. Z resztą to było do przewidzenia. Jest koniec kwietnia, minął pierwszy kwartał i ktoś w końcu musiał przysłać TEGO maila. A w nim prośba o kwartalny: audyt, forecast, prognozę, raport podsumowujący Twój projekt. Nie ważne jak nazywa się ostateczny dokument czy sam proces – sprawa będzie polegała na wielogodzinnym zbieraniu informacji, modelowanie wyników, konsolidacji danych, prezentacjach, rozmowach, mailach….

Po co to wszystko? Wiem, znasz odpowiedź – przecież to oczywiste, prawda? Wszyscy chcemy wiedzieć jak radzimy sobie teraz, czego możemy się spodziewać w przyszłości, co jeszcze możemy zrobić żeby spełnić zakładane cele zespołu, oddziału, firmy. A osobiście, po cichu liczysz na to, że dostaniesz odpowiedź na pytanie, czy masz szansę na obiecaną premię, czy raczej trzeba będzie znowu udowadniać wszystkim dookoła, że jesteś niezastąpiony…

Prawda jest taka, że audyty, forecasty, czy przeglądy projektu to obosieczna broń. Najczęściej nie możesz i nie chcesz z nich rezygnować bo wiesz jak duży ładunek wiedzy ze sobą niosą. Z drugiej strony obserwujesz jak duża część wysiłku nie przekłada się na konkretne korzyści dla projektu.

Ten artykuł to jednocześnie pierwsza część serii, która pozwoli Tobie zrozumieć jak zaprojektować i wykonać skuteczny audyt projektu, który nie będzie stratą czasu. Dowiesz się co warto kontrolować, jak ustalić priorytety i zakres pracy, jak wykorzystać zebrane informacje do skutecznego zarządzania projektem. Zaczynamy!

Piramida skutecznego audytu.

Czy wszystko w Twojej pracy jest jednakowo ważne? Podejrzewam, że już nie raz przekonałeś się o tym na własnej skórze, że brak priorytetów oznacza brak kontroli. Kiedy nie wiesz od czego zacząć, w jakim kierunku iść i jak daleko chcesz dojść w swoich działaniach, codzienność staje się pasmem frustrujących potyczek. Nie możesz oczekiwać od siebie tej samej jakości pracy angażując 100% uwagi we wszystko co dzieje się dookoła. Przegląd Twojego projektu rządzi się tymi samymi prawami.

Brałem udział w setkach przeglądów i audytów. Przygotowywałem, oceniałem efekty, wykorzystywałem zebrane wyniki do zarządzania portfelem projektów. Po pewnym czasie spostrzegłem kilka prawidłowości, które powtarzały się niezależnie od wielkości przedsięwzięcia, stopnia skomplikowania, czy doświadczenia zespołu. Tam, gdzie prognozowany wynik finansowy był z biegiem czasu coraz bardziej przewidywalny, zespoły zaangażowane w aktualizację informacji, a realne zagrożenia i szanse szybko dostrzegane istniała bardzo prosta hierarchia wartości i kolejność działań.

Te doświadczenia zainspirowały mnie do zbudowania piramidy skutecznego audytu, którą widzisz poniżej. Przesłanie jest proste – skoro już inwestujesz swój czas w zbieranie bieżących informacji o projekcie, skorzystaj z dobrych doświadczeń i rób to efektywnie. Skupiaj swoją uwagę tam gdzie rodzi się sukces lub porażka i daj sobie szansę na podejmowanie dobrych jakościowo decyzji. 

Jeśli zastanawiasz się co stoi za wyborem kolejności każdego z poziomów, spójrz na całość przez pryzmat szukania odpowiedzi na trzy bardzo ważne pytania:

Dlaczego ten projekt istnieje i angażuje cenne zasoby Twojej firmy?

Jak podejmować decyzje i gdzie szukać źródeł sukcesu?

Co decyduje o jakości Twoich decyzji?

No alt text provided for this image

Przegląd projektu nie jest po to, żeby dostarczyć menadżerom wyższego szczebla bogaty w wykresy i piękny raport. Audyt jest po to żebyś wraz ze swoim zespołem miał okazję w możliwie krótkim czasie zebrać kluczowe informacje, zrozumieć aktualny stan i szybko przejść do podejmowania wartościowych decyzji.

Kolejne stopnie piramidy opowiadają o tym jakie będą Twoje priorytety podczas przeglądu projektu. Wiem doskonale, że nie zawsze będziesz mógł przeprowadzić pełny skan i w niektórych przypadkach ograniczysz zaangażowanie swoje i całego zespołu. To nie jest zaproszenie od powierzchownego traktowania przeglądów projektu, ale musisz też wiedzieć, że nieraz warto przejść przez mniejszą liczbę poziomów za to z pełnym skupieniem na wynikach. Zaczynamy przegląd piramidy audytu od absolutnego szczytu. 

#1 Dostarczaj zysk

Projekt jest po to żeby zarabiać pieniądze i nikt zaangażowany w realizację nie może o tym zapominać. Nie ważne czy jesteś właścicielem firmy, menadżerem, czy członkiem zespołu projektowego – Twoim celem jest zysk. Zgadzam się, nasza praca powinna mieć też jakiś wyższy cel. Jednak umówmy się, ciężko spotkać w świecie biznesu organizację która jest w stanie przetrwać bez zdolności do generowania zysku albo przynajmniej uzasadnionej obietnicy, że taki się pojawi w niedalekiej przyszłości (nie pytaj mnie jak od tylu lat Uber i Tesla zaprzecza tej zasadzie– sam chciałbym wiedzieć J ).

Prosta koncepcja, ale jak sprawdzić, czy Twój zespół robi wszystko, żeby wygenerować zakładane przychody i jest do tego dobrze zmotywowany? Za chwilę przeczytasz o czterech filarach zyskownego projektu i dowiesz się jak w rzeczywistości może wyglądać audyt tego pierwszego, bardzo ważnego obszaru.

No alt text provided for this image

1. O poziomie zysku decyduje klient, zawsze.

Sprawdzaj w jaki sposób Twój zespół generuje sprzedaż. Jeżeli kolejne części projektu są zaakceptowane przez klienta, lub lepiej, wynikają ze wspólnie wypracowanych i potwierdzonych rozwiązań – jesteś po bezpiecznej stronie. Jeśli pomysłem Twojego zespołu na zysk projektu jest np. wykorzystywanie niewiedzy klientabrak transparentnego przepływu informacji, czy jednostronne korzystanie z możliwości optymalizacji projektu z dużym prawdopodobieństwem możesz się spodziewać tego samego z drugiej strony. Pamiętaj, że Twój klient uczy się naprawdę szybko, a okres gwarancji, której udzielasz, daje sporo okazji do wyrównania rachunków.

No alt text provided for this image

2. Zysk to efekt małych decyzji, których nie kontrolujesz

O tym czy wykorzystasz pełny potencjał projektu za każdym razem będzie decydował cały Twój zespół. Zacznij od sprawdzenia absolutnego minimum w dwóch prostych krokach. Zapytaj poszczególne działy, zespoły, współpracowników, czy wiedzą jakie są założenia i aktualne wykonanie celów finansowych. Pamiętaj, interesuje Cię zysk a nie poziom sprzedaży. Drugi krok to sprawdzenie, czy każdy z członków Twojego zespołu wie jak dokładnie spełnienie celów projektowych przełoży się na indywidualną sytuację każdego z nich, w wysokości premii, rozwoju osobistym, innych mierzalnych korzyściach.

Za tym wszystkim stoi bardzo prosta logika. Nie jesteś w stanie kontrolować wszystkiego a Twój zespół i tak podejmuje wiele samodzielnych decyzji. Bez zrozumienia wspólnych i indywidualnych kryteriów sukcesu ludzie skupiają się na niezbędnym i bezpiecznym minimum. Jeśli oczekujesz od siebie lub od swojego zespołu czegoś więcej, postaw sobie pytanie, czy wiesz jaka jest premia za podejmowane ryzyko?

Jeżeli prowadzisz samodzielnie zespół, to o czym właśnie napisałem wymaga otwartości i zaufania. Jeśli uważasz, że to nie jest Twój styl pracy, w porządku, to Twoja decyzja. Samodzielnie ocenisz jaki jest pułap projektów, które jesteś w stanie samodzielnie kontrolować. Chociaż zakładam, że będzie tego zdecydowanie mniej niż podpowiadają Ci Twoje ambicje 😬

No alt text provided for this image

3. Efektywność, głupcze!

Dowiedziałeś się przed chwilą, jak ważna jest świadomość zespołowych i indywidualnych celów projektu. To naturalne, że pierwszym pomysłem na kontrolowanie tych założeń jest sprowadzenie rozmowy do wymiaru finansowego. Przecież wszystko można przełożyć na pieniądze, prawda? Tak, można, jednak najczęściej nie dowiesz się z takiej rozmowy niczego wartościowego.

Oprócz niewielu przypadków, kiedy kontrola Twojego projektu będzie polegała wyłącznie na nadzorowaniu zryczałtowanych umów podwykonawczych, o ostatecznym zysku decyduje efektywność pracy Twojego zespołu i zaangażowanych zasobów. Podejrzewam, że do tej pory zgadzasz się ze mną, ale nie wierzysz, że efektywność można skutecznie kontrolować kiedy Twój czas jest tak bardzo ograniczony, jak w przypadku kwartalnego czy miesięcznego przeglądu projektu. A gdybym Ci powiedział, że nie musisz kontrolować wszystkiego?

Zakładam, że słyszałeś o zasadzie Pareto, która w dużym uproszczeniu mówi o tym, że nieproporcjonalne mała część przyczyn odpowiada za nieproporcjonalnie dużą część efektów. Najczęściej spotykana interpretacja mówi o tym, że 80% wyników jest kontrolowana przez 20% przyczyn źródłowych, w skrócie 80/20. Czy wiesz, że kolejne badania potwierdzają tylko uniwersalność tej zasady? Sprawdza się więc też zasada 64/4 i 51,2/0,8.

Tutaj do gry wchodzi Twoje doświadczenie i znajomość projektu, na którym pracujesz. Patrząc na budżet, zestawienie umów podwykonawczych i strukturę wynagrodzeń, dosyć szybko zidentyfikujesz czynności, podwykonawców, współpracowników którzy odpowiadają za nieproporcjonalnie dużą część budżetu kosztów i potencjalnego zysku Twojego projektu. Teraz możesz się zastanowić co jest najlepszym wyznacznikiem tego, czy wybrane przez ciebie zespoły i ludzie realizują założone cele finansowe. To może być dzienna wydajność produkcyjna konkretnych maszyn lub zespołów, liczba godzin spędzona nad konkretną częścią projektu, koszt miesięcznej obsługi ze strony zewnętrznych konsultantów lub usługodawców. Największym wyzwaniem jest połączenie konkretnego zaangażowania z efektami. Właśnie dlatego nie chcesz kontrolować wszystkich i wszystkiego a skupić swoje wysiłki tylko na wybranej grupie czynności. Czy to jest Twój problem, żeby zbierać dane, analizować odchylenia, przypominać o statusach zakończenia zadań? Oczywiście, że nie. Jednak to od Ciebie będzie zależało jakich informacji będziesz wymagał, czy będziesz mógł dzięki temu szybko ocenić efektywność najważniejszych elementów Twojego projektu.

No alt text provided for this image

4. Niczego nie zarobiłeś dopóki pieniądze nie trafią do Twoich rąk.

Zysk, jak dobrze wiesz, jest różnicą pomiędzy przychodami ze sprzedaży Twojego produktu, a poniesionymi kosztami. To tak bezdyskusyjnie proste a jednak, w większości przypadków, zespoły lekceważą stronę przychodową swoich projektów. Doświadczenie podpowiada mi, że w niektórych przypadkach uważamy, że domaganie się regularnych płatności to oznaka braku zaufania do klienta. W innych przykładach łatwiej jest się skupić na sprawach, które wyłącznie od nas zależą i mamy nad nimi poczucie kontroli. Spotkałem się też z projektami na których zespoły nie miały odpowiednich zasobów do przygotowania dokumentacji sprzedażowej. Na szarym końcu listy mogę podać celowe działania klienta odwlekające w nieskończoność uzasadnione postępem prac płatności.

Dlaczego to tak ważne, żeby nie pozostawiać żadnej prawidłowo wykonanej część projektu bez płatności: Jest kilka naprawdę dobrych powodów:

  • każda zakończona część projektu oznacza poniesione koszty, to jest jak wewnętrzna linia kredytowa, której nie spłaciłeś we własnej firmie. Rezultat to brak gotówki – niezmiennie pierwsza przyczyna upadłości przedsiębiorstw.
  • dopóki pieniądze nie zmienią właściciela prawidłowo wykonana część projektu staje się zakładnikiem wszystkiego co może się wydarzyć w przyszłości. Nie raz już słyszałeś na koniec projektu – „…zapłacimy za poprzednie części projektu ALE…”
  • kiedy nie prowadzisz ciągłego dialogu z klientem o tym za co jest stanie zapłacić, za co nie, pozbawiasz się okazji do szybkiego reagowania na zagrożenia i szanse, które pojawiają się w trakcie projektu
  • zespół, który nie kontroluje strumienia przychodów, nie zabiega o kolejne płatności, szybko zapomina o tym, że to klient i jego potrzeby powinny być w centrum zainteresowań

Na co powinieneś zwrócić uwagę w trakcie audytu? Trzy podstawowe składniki to:

  • regularność sprzedaży – zacznij od sprawdzenia czy projekt ma dedykowaną osobę lub zespół odpowiedzialny za kontakt z klientem i przygotowanie sprzedaży. Następnie przeanalizuj, czy przelewy wpływają na konto firmowe w regularnych odstępach czasu. Minimum to płatności w okresach zgodnych z założeniami umowy
  • okres zaangażowania własnych zasobów – Przeanalizuj ile czasu mija od zakończenia prac do otrzymania zapłaty – wynik powyżej 60 dni to powód do przeanalizowania całego procesu
  • efektywność sprzedaży – rozumiana jaka różnica pomiędzy wpływami i poniesionymi kosztami w każdym z okresów sprzedażowych i narastająco od początku projektu. Co powinno Cię zaniepokoić? Przede wszystkim brak planu przychodów dla każdego z okresów. To naturalne, że nie każdy miesiąc zamkniesz zyskiem na koncie projektu. Niebezpiecznie robi się wtedy kiedy projekt, który powinien już zacząć finansować własne wydatki z przychodów zgłasza nagle zapotrzebowanie na pieniądze, których być może w firmie nie ma

👉 Pisząc ten tekst używam pierwszej osoby rodzaju męskiego wyłącznie dla uzyskania spójnej formy artykułu. Wszędzie tam, gdzie występuje męska odmiana słowa mam na myśli zarówno czytelniczki jak i czytelników ♂️=♀️

Jeżeli ten artykuł był dla Ciebie interesujący, możesz pomóc swoim znajomym w dotarciu do niego przez Polecenie 👍 treści.

szkolenia tło

Zapisz się do newslettera

i otrzymuj jedynie wartościowe treści na swoją skrzynkę



Kontakt





+48 797 019 312

kontakt@lukasztopolinski.com

"

ul. Szczytnicka 11

50-382 Wrocław